ताप्लेजुङ- प्रदेश १ को सहकारी रजिस्ट्रार कार्यालय इटहरीले पालिकागत वा वडागत रूपमा समूह बनाई सदस्यको इकाइमार्फत साधारणसभा सम्पन्न गर्न प्रदेशभरका सहकारी संस्थालाई निर्देशन दिएको छ । कोरोना महामारीका कारण सबै सदस्य भेला भई एकै ठाउँ साधारणसभा सम्पन्न गर्न सक्ने अवस्था नरहेपछि सहकारी रजिस्ट्रार कार्यालयले असोज मसान्तसम्म साधारणसभा सम्पन्न गरिसक्न भनेको हो । 

प्रदेश सहकारी रजिष्ट्रार बलराम निरौलाले प्रतिनिधिमूलक रूपले साधारणसभा सम्पन्न गर्ने र प्रतिवेदन लेखनसहितको प्रक्रियाबारे सहकारी संस्थालाई परिपत्र गरिएको जानकारी दिए । उनका अनुसार प्रदेश सहकारी रजिस्ट्रार कार्यालयले साधारणसभा सम्पन्न गर्नेसम्बन्धी १५ बुँदे निर्देशन पठाएको छ ।

प्रदेश सहकारी रजिस्ट्रार कार्यालयका अनुसार सहकारी संस्थाले साधारणसभा गर्ने प्रयोजनका लागि समूह निर्माण गर्दा स्वास्थ्य सुरक्षाका मापदण्डको पूर्ण पालना गर्नुपर्ने तथा सम्बन्धित निकायको पूर्वस्वीकृतिसमेत लिनुपर्नेछ ।

साधारणसभामा छलफल हुने एजेन्डासहितको प्रतिवेदन सभा सुरु हुनुभन्दा कम्तीमा ३ दिनअघि गठित इकाइ÷समूहका प्रतिनिधिलाई वितरण गर्न, प्रत्येक इकाइका बहुमत सदस्यको उपस्थितिमा प्रत्येक इकाइमा साधारणसभाको कार्यसूचीमा रहेका एजेन्डामाथि छलफल गरी सर्वसम्मत वा बहुमतबाट पारित गर्ने, वितरित गरिएको प्रतिवेदन समूह÷इकाइको बैठकबाट पारित गरेसँगै निर्णय प्रमाणित गरी साधारणसभाका लागि कम्तीमा ३ जना सदस्य बैठकबाटै सर्वसम्मत वा बहुमतको निर्णयबाट चयन गर्नसमेत सहकारी संस्थाहरूलाइ निर्देश गरिएको छ ।

यसरी प्रतिनिधि छनोट गर्दा एजेन्डा नै राखी नाम नामेसीसहित निर्णय भएको हुनुपर्ने, प्रत्येक इकाइको बैठकबाट सञ्चालक समिति तथा लेखा समितिका पदाधिकारीसमेतको सम्भव भएसम्म सबै वा उपर्युक्त प्रतिनिधिको अनिवार्य उपस्थिति हुनुपर्ने प्रदेश सहकारी रजिस्ट्रार कार्यालयले भनेको छ । प्रत्येक इकाइबाट सञ्चालक समितिको दोब्बर संख्या हुने गरी प्रतिनिधि छान्नुपर्ने र छानिएका प्रतिनिधि तथा अध्यक्षता गर्ने व्यक्तिले इकाइको बैठकको निर्णयका प्रत्येक पानामा दस्तखत गरी प्रमाणित गर्नुपर्नेछ ।

बैठकमा उपस्थित नभएका सदस्यलाई प्रतिनिधि चयन नगर्नसमेत प्रदेश सहकारी रजिस्ट्रार कार्यालयले सहकारी संस्थालाई परिपत्र गरेको छ । छनोट भएका प्रतिनिधि सञ्चालक समितिको कुल संख्याभन्दा एक जना बढीसम्म भए इकाइगत रूपमा बैठक सम्पन्न भएको ७ दिनभित्र साधारणसभाको निर्णयको एकीकृत अभिलेख बनाई छनोट भएका सदस्य प्रतिनिधि र सञ्चालक समितिका सबै पदाधिकारीले प्रत्येक पानामा सहीछाप गरी प्रमाणित गर्नुपर्ने र निर्णय प्रमाणित गर्दा सदस्य प्रतिनिधि तथा सञ्चालकले इकाइमा रहेका प्रत्येक सदस्यको धारणाको न्यायोचित रूपमा प्रतिनिधित्व गर्नुपर्नेछ ।

छनोट भएका प्रतिनिधि सञ्चालक समितिको दोब्बर संख्याभन्दा बढी भई निर्णय प्रमाणित गर्न कठिनाइ भए प्रतिनिधिको बहुमत उपस्थितिमा पुनः बैठक बसी सञ्चालक समितिको संख्याभन्दा १ जना बढी हुने गरी साधारणसभाको निर्णय प्रमाणित गर्नुपर्नेछ ।

चालू आर्थिक वर्ष २०७८/७९ कै साधारणसभाबाट सहकारी संघ-संस्थाको सञ्चालक समिति तथा लेखा समितिको निर्वाचन गर्नुपर्ने भए इकाइ बैठक सुरु हुनुअघि नै सञ्चालक समितिको बैठकबाट निर्वाचन उपसमिति गठन गरी निर्वाचन प्रक्रिया पूरा गरी उम्मेदवारको सबै नामावली इकाइ बैठकमा लगेर सदस्यबाट उपर्युक्त र प्रजातान्त्रिक विधि अपनाईं मत संकलन गर्ने र सबै इकाइबाट प्राप्त मतको आधारमा कुल मत संख्या गणना गरी निर्वाचन परिणाम घोषणा गर्नुपर्नेछ ।

साधारणसभाको निर्णय लेखन गर्दा कार्यसूची राखी छलफल भएका एजेन्डामा भएका सबै निर्णय बुँदागत रूपमा अनिवार्य लेखन गर्न, ‘अध्यक्षको प्रतिवेदन पारित गरियो’ जस्ता निर्णय नलेखी अब उप्रान्त कार्यसूची राखी छलफल भएका एजेन्डाका निर्णय बुँदागत रूपमा उल्लेख गर्नसमेत कार्यालयले सहकारी संस्थालाई परिपत्र गरेको छ ।

यस्तै, प्रत्येक इकाइ बैठकमा सदस्य उपस्थित भएको कार्यसूचीमा रहेका एजेन्डा पारित भई निर्णय लेखी छनोट भएका प्रतिनिधिले प्रमाणित गरेको सक्कलै विवरण संकलन गरी सम्बन्धित संस्थाको अभिलेख राख्नुपर्ने र सोको प्रमाणित प्रतिलिपि प्रदेश सहकारी रजिस्ट्रार कार्यालयमा पठाउनसमेत भनिएको छ ।